Мастер класс "Используем техники тайм-менеджмента в работе педагога"

РЕЗНИКОВА О.Ю.
педагог-организатор ОУ №23

Каждый хочет работать меньше, а успевать больше. Сделать это не так сложно, достаточно только правильно организовать свое рабочее время.

Главное упражнение в управлении временем — это научиться правильно расставлять приоритеты.

Первое, с чем я хочу вас познакомить – Матрица Эйзенхауэра. Эта модель создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач – давайте рассмотрим их. СЛАЙД

Что же уместно расположить в квадранте 1?

• Задачи, которые требуют оперативного выполнения, иначе не избежать серьезных проблем;
• Нерешенные задачи, реально грозящие откинуть вас назад от поставленной цели;
• «Пожарные» проблемы со здоровьем.

Пример из последнего пункта: признаки резкого ухудшения здоровья, которые требуют вызова врача на дом или срочного посещения кабинета в поликлинике. По работе это может быть важнейшие совещания, встречи с нужными людьми, которые решат вопрос техники или др. Или госэкзамен, вызов на дом аварийной службы, если ощущается запах газа и т.д.

2 — это главная зона планирования.

Тут «живут» жизненно и производственно значимые задачи, которым нужен взвешенный подход и довольно длительный период решения. Торопиться с их реализацией не стоит, лучше обратить внимание на качество реализации поставленных целей. У кого это удается, тот и становится самым успешным в своем деле.

Здесь можно запрограммировать подготовку мероприятия, налаживание отношений с новым самоуправлением, следование рекомендациям доктора, выбор дизайна для ремонта квартиры и т.д.

Чего надо всерьез опасаться, так это «переселения» намеченных тут мероприятий в квадрант 1, то есть, в разряд «горящих».

Квадрант - 3

«Разгребать завалы» приходится не только в приоритетных направлениях деятельности. Накапливается куча мелких, нудных дел, которые откладывали до последнего момента, и вдруг они навалились разом, и приходится одним махом рубить этот «гордиев узел».

Иногда такие проблемы нам подкидывают другие, например, завуч поручил вам срочную работу коллеги. Просто потому что считает, что вы справитесь лучше. А у вас и своих дел выше крыши! Вот и мечетесь: то ли возгордиться своей незаменимостью, то ли честно сказать начальнику, что работать за двоих, да еще и за одну зарплату, у вас нет никакого желания. Тем более досадно, что коллега-неумеха ту же зарплату получит, «сидя на печи». Несправедливо!
Особенно, если и на дом работу не возьмешь: там тоже форс-мажор, внезапно нагрянувшие родственники или иные гости. Или выполнение домашки с ребенком (на дистанте). И вторая половина вас обязательно включит в «группу быстрого реагирования».

А назавтра или послезавтра после всех этих дел обязательно придется ликвидировать последствия недосмотра уже в своих задачах и планах, посредством занесения их в сектор 3 шаблона Эйзенхауэра.

Несрочные и неглавные - 4

Нельзя все время заниматься только тем, что нужно, должно и что ведет успеху. Да и физически это нереально. Надо отдыхать, развлекаться, принимать желанных гостей, отправляться в путешествия, ходить на спектакли и т.д.

В нашей жизненной программе эти моменты не назовешь ни главными, ни даже весьма существенными.

Но без них нам, как минимум, скучно. А это тоже влияет на самочувствие и самореализацию. И потом, тот, кто не умеет отдыхать, и в работе вряд ли достигнет многого: просто «перегорит» или «сломается».

Часть из этих задач можно отнести и к другим секторам, особенно, если они существенно влияют на здоровье и работоспособность.

Но точно в группу 4 попадут «пожиратели времени» типа длинных и бессодержательных телефонных разговоров, иных вариантов пустого времяпрепровождения. Тот же телевизор крадет массу времени, не говоря уже о «зависании» в социальных сетях или компьютерных играх.

Итак, распределите ваши дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.

Я предлагаю вам задание – посовещавшись, разложить по разделам дела. И презентовать свой выбор.

РАБОТА В ГРУППАХ

Ваше рабочее время в течение дня ограничено, и правило 1 3 5 позволяет потратить его наиболее разумно. Суть его в следующем: за день вы можете сделать только одну большую задачу, три средние и пять мелких. Всего — девять дел, не больше и не меньше. Правило поможет постепенно разгрести завалы, успевая в срок и не переутомляясь.

КОЛЕСО БАЛАНСА

«Колесо жизненного баланса» – интересная методика, которая применима к любому виду человеческой деятельности, в том числе и к управлению профессиональным ростом педагога и саморазвитием учеников.

Колесо баланса я с детьми 8-11 классов (членами совета школы и актива школы) проводила в сентябре – слегка переделала суть – задание звучало так: «Сколько вы по факту уделяете время на тот или иной сектор?» и вторая половина – это в конце марта по моей просьбе отметили сектора. Что это дает?

«Колесо баланса» позволяет: осознать из чего состоит ваша жизнь; понять, что важно лично для вас; решить, в какой области требуются изменения для улучшения вашей жизни; сделать первые шаги для улучшения жизни.

Ваше задание – определение степени удовлетворённости каждой сферой жизни по десятибалльной шкале. Для этого нужно самому себе ответить на вопрос ЧЕСТНО: «Насколько я удовлетворён ситуацией в данной жизненной сфере?». Закрасить сектора.

Полученная фигура и есть колесо, на котором едем по жизни.

У многих получается ломаный многоугольник жизненного дисбаланса. Если полученное колесо не устраивает, пытаемся его улучшить, пытаемся сбалансировать собственную жизнь. Необходимо подумать насколько и какую сферу в ближайшее время хотим улучшить. При этом нужно помнить, что изменения одной сферы влекут за собой изменение в других сферах.

Бизнес-тренеры дают несколько советов, как работать эффективно:

• долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное планирование;
• деление больших проектов на малые задачи и поэтапное их выполнение;
• грамотное определение приоритетов;
• запрет на посторонние дела в рабочее время;
• четкая формулировка цели, исключающая двусмысленность;
• максимальное (но разумное) сокращение планируемых сроков выполнения задач;
• делегирование полномочий.

Этому сложно научить детей и сложно привыкнуть самому, НО, если поставить правильно цели – можно достичь большего!

НЕСКОЛЬКО СОВЕТОВ: - НАПЕЧАТАНЫ ДЛЯ РАЗДАЧИ НА КОЛЕСЕ БАЛАНСА

Тайм-менеджмент: Фильтруйте информацию. Учитесь выбирать самое нужное, полезное и отсеивать ненужное! Останавливайтесь и запоминайте только важное.

Тайм-менеджмент: Исключайте со своей жизни «пожирателей времени»! На проверку почты, на общение в соцсетях (вконтакте, facebook) – мы КРАДЕМ и УБИВАЕМ у себя время, тратим его впустую!

Если Вы все же собрались заняться полезным делом (на благо будущего) – отключите на время все эти побрякушки, чтобы они Вас не отвлекали! Сконцентрируйтесь на своем важном задании, держите себя в руках и вырабатывайте терпение.

Тайм-менеджмент: Концентрируйтесь от начала до конца на одном задании. Чем больше и быстрее Вы будете выполнять несколько задач одновременно – тем хуже Вы их сделаете.

Никогда не переходите к новому заданию, пока полностью не сделаете старое!

Тайм-менеджмент: Учитесь расставлять приоритеты! Отсортируйте по важности и срочности определенные задачи – запишите их в личный дневник.

Не тратьте большую часть своего времени на мелкие и ненужные дела!

Тайм-менеджмент: «Съешьте лягушку на завтрак!» Что это значит?

Успешный бизнес-консультант Б. Трейси, «лягушкой» называет самые сложные дела, с которыми нужно справиться на протяжении дня.

Когда Вы их постоянно переносите то на 1 час вперед, то на вечер – Вы сами себе же создаете неприятное эмоциональное напряжение с которым ходите весь день.

Свой день нужно начинать именно с самого трудного – и Ваш день пройдет гладко и не принудительно.

Тайм-менеджмент: Соблюдайте чистоту на столе. Богатые люди, расчетливые бизнесмены всегда работают за чистым столом. У несобранных людей на столе царит полный беспредел и аврал!

Корзинка или коробок для ненужного мусора – хороший метод управлять своим временем!

Тайм-менеджмент: Почаще говорите «НЕТ» ненужным делам. Научитесь отказывать и говорить «НЕТ» конкретным людям (у которых нет ни малейших целей, которые ничего не хотят от жизни, а только умеют жаловаться и нить на проблемы), ненужным заданиям – которые не приносят и не принесут Вам в будущем никакой пользы, а только заберут у Вас время.

Тайм-менеджмент: У Вас должно быть комфортное рабочее место. Когда Вы работаете дома или в кабинете с кем то – у Вас появляется куча возможностей, чтобы отвлечься.

Отдельное рабочее место (или стол) увеличит Вашу продуктивность в разы и поможет Вам хорошо сконцентрироваться на собственном деле.

Тайм-менеджмент: Работайте в определенное время. Если Вы внимательно понаблюдаете за собой, то сможете определить свои биологические часы (биоритмы) на которые выпадает Ваш пик активности!

Вот именно в это время Вы должны приложить максимум усилий, чтобы решить самые трудные задачи, так как Вы будете полны сил и эффективны.
Тайм-менеджмент: Возьмите для себя заслуженный выходной день. Когда у Вас есть время отдохнуть – никогда не пренебрегайте им.

Это важный фактор для эффективного управления временем! Когда человек отдыхает – все ресурсы его организма постепенно восстанавливаются.
Когда человек валится с ног от усталости – вряд ли он хорошо и качественно сделает конкретное задание.

Поэтому, когда Вы отдыхаете — Вы активно занимаетесь тайм-менеджментом!